Cơ sở lý luận về văn hóa công sở

Ở bài viết này, tailuanvan.com xin chia sẻ đến bạn nội dung cơ sở lý luận về văn hóa công sở. Bao gồm: Khái niệm, nội dung và những yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa công sở.

1. Khái niệm văn hóa công sở

1.1. Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một khái niệm rất quen thuốc và gần gũi. Nói đến văn hóa có lẽ ai cũng hiểu, cũng cảm nhận được một phần về nó. Nhưng để hiểu một cách đồng nhất và đầy đủ thì không đơn giản chút nào. Hiện nay có ba cách hiểu về khái niệm văn hóa.

Theo nghĩa rộng, văn hóa là những hoạt động sáng tạo ra những giá trị và tinh thần của loài người. Theo nghĩa này thì toàn bộ hoạt động của con người trong đó chứa đựng các yếu tố sáng tạo, tiến bộ và phát triển đều được coi là văn hóa. Ví dụ: một sáng kiến, một phát minh trong sản xuất; một công trình kiến trúc; một tác phẩm văn học; thậm chí là một cử chỉ đẹp trong giao tiếp… Với nhận thức đó,văn hóa là chìa khóa của rất nhiều thuật ngữ liên quan như; văn hóa đạo đức, văn hóa giao tiếp, văn hóa chính trị, văn hóa sinh thái, văn hóa tín ngưỡng…

Theo nghĩa thông thường, văn hóa là những hoạt động sáng tạo tiến bộ tác động đến đời sống tinh thần, ý thức và tư tưởng của con người. Nó làm cho con người được nâng lên về trình độ trí tuệ, có tâm hồn, có lối sống cao đẹp hơn. Vì vậy, những người có học thức, có cách ứng xử thông minh, lễ độ thường được xem là những người “có văn hóa”, hay ngược lại. Đây là cách hiểu phổ biến nhất của khái niệm văn hóa. Theo nghĩa nay, Đảng và Nhà nước ta đã phát động phong trào “Toàn dân xây dựng đời sống văn hóa mới”, trong đó có phong trào “xây dựng đời sống văn hóa cơ sở” ở các địa phương, phong trào “văn hóa công sở” ở các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước.

Từ ba cách hiểu này, con người đã đưa ra rất nhiều định nghĩa về văn hóa. Trong cuốn “Văn hóa Việt Nam và cách tiếp cận mới”, giáo sư Phan Ngọc cho biết trên thế giới có đến 400 định nghĩa về văn hóa, và đó chưa phải là con số cuối cùng. Để có thể định nghĩa khái niệm với nội hàm vô cùng rộng lớn này, chúng ta phải nghiên cứu nghĩa gốc của nó.

Theo tiếng Việt gốc Hán, văn có nghĩa là “chữ”, là “nét vẽ”; hóa là sự “biến đổi”. Nói đến nét vẽ là nói đến sự thể hiện cái đẹp ra bên ngoài, còn nói đến biến đổi là sự biến đổi theo hướng tích cực. Như vậy, văn hóa là sự biến đổi từ cái xấu thành cái đẹp, cái hỗn tạp thành cái thanh tao, tinh tế.

Theo chữ La tinh, từ Culture – văn hóa, có nghĩa gốc là “canh tác”, “vun trồng”. Sở dĩ sau này nó có nghĩa là văn hóa vì hoạt động cày cấy, vun trồng là hoạt động có ý thức đầu tiên của loài người. Nó giúp con người thoát khỏi cuộc sống nguyên thủy, bước vào cuộc sống tập thể với những biểu hiện xã hội đầu tiên, đánh dấu sự hình thành của văn hóa.

Cùng với thời gian, từ “văn hóa” đã mang thêm nhiều nội dung mới. Dù hiểu nó theo góc độ nào, theo nghĩa gốc hay theo hình thức biểu hiện thì văn hóa luôn đề cập đến vấn đề: con người, xã hội, bản sắc, sáng tạo và phát triển. Ở đây, có thể đưa ra hai định nghĩa về văn hóa tiêu biểu nhất.

Thứ nhất là định nghĩa của Federico Mayor, tổng thư ký UNESCO đã nêu ra nhân lễ phát động Thập kỷ quốc tế phát triển văn hóa (1988-1997): “Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo (của các cá nhân và cộng đồng) trong quá khứ và hiện tại. Qua các thế kỷ, hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên hệ thống các giá trị, các truyền thống và thị hiếu- những yếu tố xác định đặc tính riêng của từng dân tộc.” Theo định nghĩa này, văn hóa có mặt trong mọi hoạt động của con người.

Thứ hai là định nghĩa của chủ tịch Hồ Chí Minh: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn hóa, nghệ thuật, những công cụ sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức sử dụng. Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa. Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với những biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng với những nhu cầu đời sống và đòi hỏi của sự sinh tồn”

Như vậy, văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong mối quan hệ giữa con người với con người, con người với tự nhiên. Văn hóa gắn bó mật thiết với con người, thấm sâu vào mọi lĩnh vực hoạt động của con người.

1.2. Khái niệm công sở

Thuật ngữ Công sở là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Theo nghĩa rộng công sở là những tổ chức đặt dưới sự quản lý của Nhà nước để tiến hành những công việc chuyên ngành. Theo Đoàn Trọng Tuyến (1992): “Tất cả những cơ quan công ích được nhà nước công nhận thành lập, chịu sự điều chỉnh của luật hành chính và các luật khác đều được gọi là công sở”. Như vậy, công sở bao gồm các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các bệnh viện, trường học…

Theo nghĩa hẹp hơn, công sở là các cơ quan hành chính nhà nước, là các cơ quan trong bộ máy nhà nước có chức năng quản lý hành chính nhà nước thông qua hoạt động chấp hành và điều hành thực hiện quản lý hành chính trên các lĩnh vực đời sống xã hội.

Với hai cách hiểu này, công sở có nghĩa tương đồng với cơ quan. Đó là bộ phận của bộ máy nhà nước, có chức năng, nhiệm vụ, có tính cơ cấu và quyền lực.

Theo nghĩa thông thường và phổ biến nhất, công sở là trụ sở làm việc, là nơi diễn ra các hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan công được nhà nước thành lập. Điều đó có nghĩa là công sở phải gắn với một không gian nhất định, có diện tích cụ thể, cơ sở vật chất cụ thể. Công sở là nơi diễn ra mọi hoạt động của cơ quan. “Công sở là nơi để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính, soạn thảo, xử lý văn bản phục vụ cho công việc chung, là nơi phối hợp hoạt động của các cán bộ công chức theo một cơ chế nhất định” (Nguyễn Văn Thâm, 2004). Nói cách khác công sở là vỏ bọc vật chất để một cơ quan tồn tại và phát triển.

1.3. Khái niệm văn hóa công sở

Công sở là một tổ chức, vì vậy khái niệm văn hóa công sở bắt nguồn trước hết từ khái niệm văn hóa tổ chức. Mỗi tổ chức bất kỳ đều có phương thức lãnh đạo khác nhau, công việc, thói quen, tư tưởng và quan điểm khác nhau… nên hình thành nên những giá trị văn hóa khác nhau. Sự khác nhau đó tạo nên bản sắc riêng của tổ chức, giúp ta phân biệt tổ chức này với tổ chức kia. Văn hóa tổ chức được quan niệm là: “hệ thống những giá trị, niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động có tính truyền thống, tạo nên đặc điểm về cách thức làm việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo một cách tự nguyện” (Nguyễn Văn Thâm, 2004). Từ cách hiểu này, trong một giới hạn nào đó, chúng ta có thể hiểu văn hóa công sở là cách thức điều hành công sở, các chuẩn mực về tư tưởng, hành động của nhân viên trong công sở, được hình thành một cách có định hướng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở. Những giá trị văn hóa công sở tạo nên niềm tin, thái độ, phong cách làm việc của nhân viên.

Nếu hiểu khái niệm văn hóa theo nghĩa thông thường, là những sáng tạo, tiến bộ tác động đến đời sống tinh thần, ý thức, tư tưởng của con người thì văn hóa công sở chính là nét đẹp trong ứng xử, phong cách làm việc, tư tưởng, thái độ của cán bộ, công chức.

Tuy nhiên, đã nói đến văn hóa thì phải nói đến cả giá trị vật chất và tinh thần. Công sở là một trụ sở làm việc cụ thể, với những trang thiết bị, cơ sở vật chất cụ thể. Do đó, văn hóa công sở phải gồm cả giá trị hữu hình như môi trường, cảnh quan, cách bố trí phòng làm việc, hệ thống trang thiết bị…

Trên cơ sở phân tích, có thể đưa ra khái niệm văn hóa công sở như sau: Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, bao gồm: môi trường – cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp, tác phong, mối quan hệ, ứng xử và các hoạt động tập thể do cán bộ công chức trong công sở đó tạo nên nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, đúng luật pháp. Đây được coi là khái niệm được sử dụng xuyên suốt trong luận văn.

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một môi trường làm việc văn minh, sạch đẹp, một nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương. Nó thể hiện qua quy chế, nội quy của công sở, ý thức làm việc và cách cư xử của nhân viên. Việc xây dựng văn hóa công sở đòi hỏi chúng ta phải „gạn đục, khơi trong”, phát huy những cái tích cực, tiến bộ, đồng thời hạn chế những thói quen, những cách nghĩ trì trệ, tiêu cực. Bởi văn hóa tuy mang tính bản sắc nhưng bên cạnh đó nó có tính kế thừa và phát triển theo hướng hoàn thiện hơn.

Có thể nói văn hóa công sở là một khái niệm rất mở, nó vừa hữu hình lại vừa vô hình, gồm cả những giá trị vật chất và tinh thần. Vì thế để nhận ra những yếu tố văn hóa của một công sở không phải là dễ, để điều chỉnh văn hóa của một công sở càng không đơn giản.

2. Nội dung văn hóa công sở

2.1. Đạo đức công vụ

Nói đến văn hoá là phải nói đến con người vì con người là chủ thể sáng tạo ra văn hoá, đồng thời cũng là sản phẩm của văn hoá. Một công sở văn hoá trước tiên phải có những con người, những cán bộ văn hoá. Và trong mỗi con người thì vấn đề đạo đức là một giá trị văn hoá vô cùng quan trọng. Do đó đạo đức công vụ là yếu tố không thể thiếu của văn hoá công sở.

Đạo đức là một hình thái ý thức xã hội, là tập hợp những nguyên tắc, quy tắc chuẩn mực xã hội, nhằm điều chỉnh và đánh giá cách ứng xử của con người trong quan hệ với nhau và quan hệ với xã hội, chúng được thực hiện bởi niềm tin cá nhân, bởi truyền thống và sức mạnh của dư luận xã hội. Đạo đức công vụ là ý thức đạo đức, hành vi đạo đức của cán bộ, công chức trong mối quan hệ với Nhà nước, với dân, với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp.

Đạo đức công vụ thể hiện trước hết ở nhận thức của cán bộ về cơ quan, về nghề nghiệp và trách nhiệm. Nhận thức hình thành nên quan niệm, thái độ đối với công việc. Nhận thức đúng sẽ dẫn đến những hành động đúng. Khi cán bộ, công chức nhận thức đúng, đầy đủ về vị trí công tác, về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm thì sẽ tận tụy, hết mình trong công việc, hạn chế những hành vi nhũng nhiễu gây phiền hà cho tổ chức và nhân dân.

2.2. Tác phong làm việc

Tác phong là hình thức thể hiện phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống và năng lực làm việc. Nó không đơn thuần chỉ là vẻ bề ngoài, tác phong sinh hoạt, cá tính riêng của mỗi người. Tác phong làm việc là một thành tố quan trọng của văn hoá công sở vì nó phản ánh phẩm chất, trình độ chuyên môn và cách ứng xử của con người trong công việc. Tác phong làm việc vừa là sản phẩm tự nhiên (thuộc tính vốn có của con người) vừa là sản phẩm của xã hội, của tổ chức (vì nó bị chi phối bởi quy định, quy chế…)

Công sở là nơi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, là hình ảnh của Nhà nước, là nơi giao tiếp với nhân dân nên cán bộ làm việc trong công sở cần phải có tác phong văn minh, lịch sự trong giao tiếp; nhanh nhẹn trong công việc chuyên môn.

Để có một tác phong làm việc khoa học, hiệu quả, mỗi cán bộ, công chức phải không ngừng rèn luyện mình, mỗi công sở phải có những quy định, quy chế điều chỉnh hành vi của công chức. Cho nên có thể nói, tác phong làm việc là một giá trị văn hoá, được tạo nên bởi một môi trường văn hoá cụ thể.

Thông thường nhìn vào tác phong làm việc của cán bộ, người ta có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của toàn công sở, cách điều hành của lãnh đạo, thói quen, lề lối làm việc… nói chung là đánh giá được văn hoá tổ chức công sở.

2.3. Mối quan hệ trong công sở

Một con người không thể sống một mình giữa thiên nhiên, vũ trụ. Một công chức không thể tồn tại đơn lẻ trong một cơ quan, công sở. Dù là ai, ở đâu con người cũng cần có những mối quan hệ xã hội và luôn tồn tại trong những mối quan hệ xã hội. Chính các mối quan hệ là tiền đề của những giá trị văn hoá. Nếu mối quan hệ giữa con người với thiên nhiên tạo ra văn hoá tín ngưỡng, văn hoá tư duy thì mối quan hệ giữa con người với con người tạo ra văn hoá đạo đức, văn hoá ứng xử.

Mối quan hệ trong công sở chính là mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức với nhau, giữa cán bộ công chức với lãnh đạo. Rộng hơn nữa là mối quan hệ giữa cơ quan với nhân dân, giữa cơ quan với những đơn vị, tổ chức khác. Mối quan hệ trong công sở chính là môi trường làm việc bên trong tác động rất lớn đến tâm lý, thái độ, tinh thần làm việc của cán bộ, công chức. Họ làm việc trong trạng thái bình yên, thoải mái hay trong tâm trạng ức chế, đố kỵ.

Mối quan hệ giữa cán bộ, công chức với lãnh đạo là mối quan hệ giữa cấp dưới với cấp trên nên về cơ bản nó mang tính phục tùng. Tính chất của mối quan hệ này mang tính quy định, tính bắt buộc, được điều chỉnh bởi quy định của Nhà nước và của chính cơ quan. Lãnh đạo cơ quan là người” đứng mũi chịu sào”, phải chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại trong công việc nên họ có quyền chỉ huy, kiểm tra, hay khiển trách nếu cần. Dù không phải là người chịu trách nhiệm chính, nhưng cán bộ công chức cần hết lòng phục tùng lãnh đạo. Sự thành công của lãnh đạo là sự thành công của công sở và của toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên tốt sẽ là một cỗ máy hoàn chỉnh, vận hành tốt mọi nhiệm vụ, chỉ tiêu. Trong quan hệ với lãnh đạo, nhân viên cần phải có thái độ tôn trọng, phục tùng, bảo vệ uy tín cho lãnh đạo. Thái độ đó xét trên khía cạnh công việc là đạo đức công vụ, xét trên khía cạnh cá nhân là đạo đức con người. Tất nhiên sự phục tùng phải mang tính dân chủ, hợp lý chứ không phải phục tùng một cách máy móc, thiếu căn cứ.

Mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức với nhau là mối quan hệ cơ bản nhất trong công sở. Đây là mối quan hệ thường xuyên và bình đẳng nên có khá nhiều vấn đề phải bàn. Người ta đã tổng kết thời gian mà con người ở bên đồng nghiệp còn nhiều hơn thời gian dành cho người thân (1/3 quỹ thời gian trong ngày). Vì thế mối quan hệ này rất quan trọng, luôn cần được cải thiện cho tốt hơn, đẹp hơn. Hãy thử hình dung nếu bạn không thể quan hệ tốt với đồng nghiệp của mình, bạn sẽ cảm thấy ngột ngạt như thế nào nếu phải chịu đựng người đó suốt 8h làm việc. Trước hết bạn sẽ khó có thể hợp tác ăn ý với người đó trong công việc, sau nữa là bạn luôn cảm thấy bực bội, ức chế, thiếu gắn bó với công sở. Trong công việc hàng ngày, có rất nhiều hoạt động mang tính dây chuyền mà chúng ta luôn cần sự hợp tác, hỗ trợ của đồng nghiệp.

2.4. Điều kiện làm việc trong công sở

Điều kiện làm việc ở đây bao gồm cả điều kiện tự nhiên và điều kiện vật chất. Đó là môi trường làm việc, khung cảnh làm việc và công cụ làm việc. Như trên chúng tôi đã nêu “công sở là bọc để một cơ quan tồn và hoạt động ” do đó điều kiện làm việc cũng được xem là một thành tố của văn hoá công sở. Nó thể hiện tính thẩm mỹ, hình thức của công sở; khả năng tổ chức, bài trí công sở; đặc biệt góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tạo phong cách làm việc cho cán bộ, nhân viên.

Môi trường làm việc gồm các yếu tố như không khí, ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn,…Những yếu tố đó tác động rất nhiều đến sức khoẻ và tâm lý làm việc của con người. Được làm việc trong một môi trường tốt sẽ đem lại hiệu quả công việc cao, giảm được những mệt mỏi, căng thẳng. Người ta thường nhận ra sự văn minh, lịch sự, hiện đại của một công sở thông qua môi trường, cảnh quan trong và ngoài công sở trước khi hiểu được lề lối làm việc, tác phong, ứng xử của cán bộ trong công sở. Bởi đây là giá trị văn hoá hữu hình, tuy không phải là giá trị cốt lõi nhưng lại là giá trị rất dễ nhận thấy. Thật khó có thể xây dựng môi trường văn hoá công sở khi mà môi trường tự nhiên xung quanh công sở bị ô nhiễm, ồn ào, bụi bẩn.

Công cụ làm việc chính là các trang thiết bị như máy tính, điện thoại; các văn phòng phẩm như giấy, bút; và các phương tiện vật chất cần thiết khác như tủ, bàn, ghế…Đó là điều kiện vật chất không thể thiếu đảm bảo cho hoạt động của cán bộ, công chức. Phương tiện làm việc hiện đại giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, góp phần đảm bảo sức khoẻ cho con người. Việc sử dụng các trang thiết bị còn thể hiện trình độ làm việc, ý thức sử dụng tài sản công của cán bộ, công chức. Để hoạt động của công sở thực sự hiệu quả, đi vào nề nếp, yêu cầu đặt ra đối với các phương tiện làm việc là: đầy đủ, phù hợp, tiết kiệm, không ngừng đổi mới, hiện đại.

Khung cảnh làm việc bao gồm diện tích, cây xanh, bố trí nội thất. Những yếu tố này đem lại sự thư thái, thoải mái trong tinh thần, và sự hưng phấn trong công việc. Có ai đó đã từng nói “ Người ta không chỉ cần có bánh mì mà còn cần cả hoa hồng”. Điều đó có nghĩa là những giá trị tinh thần được sánh ngang cùng với những giá trị vật chất. Trong công sở hiện đại, nhu cầu nâng cao tinh thần làm việc là một nhu cầu tất yếu cần được đáp ứng. Dọc các hành lang, thậm chí trong phòng làm việc cần được bố trí cây xanh, một số tranh ảnh, vật trang trí chuyên dụng. Việc bố trí nội thất trong phòng phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Ngoài ra cần đảm bảo về mặt diện tích, giảm thời gian di chuyển, tiết kiệm, an toàn và thẩm mỹ.

2.5. Các hoạt động tập thể

Mỗi tổ chức – một chủ thể văn hoá luôn có những hoạt động sinh hoạt, làm việc tập thể. Những hoạt động mang tính cộng đồng thường phản ánh rõ nét hệ thống chuẩn mực chung, sự hoà hợp của mọi thành viên, thói quen, nề nếp và đôi khi nó còn phản ánh bản sắc riêng của tổ chức. Trong các công sở, hình thức sinh hoạt tập thể gồm các hoạt động tiếp xúc hành chính (lễ tân, tiếp khách), các cuộc họp, hội thảo, các hoạt động văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động kỷ niệm những ngày lễ lớn…

Họp là một hình thức hoạt động của cơ quan, là một hình thức tiếp xúc có tổ chức nhằm giải quyết một vấn đề hoặc lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị. Đây là một hoạt động tập thể vừa có ý nghĩa thiết thực trong công việc, vừa góp phần tạo nên các giá trị văn hoá trong công sở vì hình thức họp phát huy sự tham gia rộng rãi của cán bộ vào công việc chung của cơ quan; tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể nên tạo ra năng suất lao động cao; khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh; tháo gỡ những khó khăn, uốn nắn những sai lệch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Vì vậy các cuộc họp thường thể hiện trình độ tổ chức, cách thức, tác phong làm việc của lãnh đạo và nhân viên trong công sở. Cách trang trí phòng họp, đón tiếp đại biểu, và các chi phí cho cuộc họp còn thể hiện văn hoá hành chính, trình độ cũng như khả năng ứng xử của cán bộ, công chức. Nếu công sở tổ chức các cuộc họp thành công, đúng thời gian, trình tự, chu đáo trong chuẩn bị và đón tiếp đại biểu thì công sở đó có khả năng tổ chức công việc tốt, tạo ra truyền thống tốt cho các hoạt động sau này.

Việc tổ chức các cuộc họp trong công sở mang tính thường xuyên nên được nhà nước quy định rất chặt chẽ bằng những văn bản pháp luật. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mình cũng có những chế độ hội họp riêng , được xây dựng thành quy chế. Nội dung của các quy định này nhằm điều chỉnh mật độ các cuộc họp sao cho hợp lý, tránh họp quá nhiều, tránh phô trương, lãng phí, chi tiêu sai chế độ.

Bên cạnh các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc hành chính (lễ tân, tiếp khách) cũng là một hoạt động quan trọng và thường xuyên trong các công sở. Đây là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước. Nó vừa là một nghiệp vụ vừa là một nghệ thuật. Tiếp khách như thế nào để vừa đảm bảo công việc, vừa đảm bảo “vui lòng khách đến, vừa lòng khách về” không phải là điều đơn giản.

Phong cách, nghi thức tiếp khách của công sở về cơ bản là phải thể hiện được đặc trưng của bộ máy chính quyền, ngoài ra tuỳ vào đặc điểm riêng của cơ quan mà xây dựng phong cách mang đặc thù riêng.

Tuỳ vào từng đối tượng mà công sở có chế độ tiếp đón, nghi thức phù hợp. Với khách nước ngoài thì tiếp đón ra sao, với cấp trên thì tiếp đón thế nào, với nhân dân thì có cần nghi thức hoá hay không? Hiện nay, chế độ tiếp đón khách đã được Nhà nước quy định. Ngoài ra tuỳ vào điều kiện cụ thể, tuỳ vào vị trí của cơ quan, các quy định đó có thể được thực hiện ở mức độ khác nhau. Tuy nhiên dù là đối tượng nào, dù chủ thể tiếp khách là ai thì việc tiếp khách phải được thực hiện lịch sự, chu đáo. Bởi trọng khách, hiếu khách là một nét đẹp văn hoá của người Việt Nam.

3. Những yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa công sở

Văn hoá được hình thành hết sức tự nhiên. Nhưng văn hoá của một tổ chức, một cơ quan lại là một nền văn hoá đặc biệt, đôi khi nó chịu sự chi phối, sự định hướng của con người để tạo nên một tổ chức vững mạnh. Nếu như văn hoá của một quốc gia được hình thành bởi điều kiện khí hậu, vị trí địa lý thì văn hoá của một cơ quan, công sở lại chịu sự tác động của đặc tính công việc, văn hoá truyền thống, vai trò của người lãnh đạo và đông đảo cán bộ, nhân viên.

3.1. Đặc tính nghề nghiệp, lĩnh vực hoạt động của công sở

Đây là yếu tố đầu tiên tác động đến văn hoá công sở. Chức năng, nhiệm vụ hay đặc tính ngành nghề có ảnh hưởng rất lớn đến tác phong làm việc của cán bộ, công chức. Bởi bản năng nghề nghiệp luôn tạo cho con người một suy nghĩ, một thói quen, một phương pháp làm việc gắn liền với đặc thù công việc.

Ví dụ 1: Một công sở hoạt động trong lĩnh vực tài chính- thương mại, thường xuyên phải giao dịch với khách hàng thì sẽ có một môi trường làm việc, một không khí làm việc khẩn trương, sôi động. Nhân viên trong công sở sẽ có tác phong làm việc linh động, khéo léo. Cách bố trí nơi làm việc thể hiện tính hiện đại.

Ví dụ 2: Công sở của một tổ chức xã hội, bảo vệ quyền lợi cho những người tàn tật, thường xuyên phải tiếp xúc với những người có hoàn cảnh khó khăn, những nhà hảo tâm thì sẽ có một môi trường làm việc đơn giản hơn, ít phô trương hơn. Thái độ làm việc của cán bộ công chức đòi hỏi sự chân thật, nồng ấm, sẵn sàng chia sẻ với những hoàn cảnh khó khăn.

Tất nhiên sự tác động này không phải lúc nào cũng diễn ra, và không phải lúc nào cũng dễ dàng nhận thấy. Có rất nhiều công sở dù hoạt động trong lĩnh vực tương đối thoải mái như văn hoá, nghệ thuật nhưng vẫn có một suy nghĩ, một thói quen, một phong cách làm việc khoa học, khẩn trương và hiệu quả. Bởi ngoài đặc tính ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, văn hoá công sở còn bị ảnh hưởng bởi nhiều tác động khác.

3.2. Vị trí, quy mô công sở

Đây là sự tác động mà có lẽ ít ai nghĩ tới nhưng thực tế cho thấy văn hoá công sở có bị ảnh hưởng bởi yếu tố này. Một công sở với quy mô lớn, đông đảo nhân viên sẽ hình thành nên hệ thống giá trị văn hoá rõ nét, hệ thống và phổ biến. Ngược lại một công sở nhỏ, ít cán bộ nhân viên sẽ có một hệ thống giá trị, chuẩn mực mờ nhạt hơn, vì đối tượng chịu ảnh hưởng của các giá trị văn hoá đó ít hơn. Vì quy mô công sở liên quan mật thiết với điều kiện vật chất, cách thức tổ chức công việc, quy chế làm việc…

Tương tự như vậy vị trí của công sở trong hệ thống bộ máy Nhà nước cũng quyết định đến thói quen, nề nếp, tác phong làm việc của công sở đó.

Công sở của một cơ quan hành chính cấp Trung ương đương nhiên có các yêu cầu chặt chẽ hơn công sở của một cơ quan hành chính cấp địa phương; từ diện tích, trang thiết bị đến đội ngũ cán bộ, cách thức tổ chức công việc.

3.3. Sự điều hành của lãnh đạo

Lãnh đạo là người đứng đầu công sở, chỉ huy hoạt động của toàn công sở nên có ảnh hưởng rất lớn đến văn hoá công sở. Người lãnh đạo có thể ví như người thợ rèn, có thể định dạng lề lối làm việc, tác phong làm việc theo sự quản lý của mình một cách chủ định hoặc ngẫu nhiên.

Sự điều hành của lãnh đạo tác động mạnh mẽ tới nề nếp, thói quen, kỷ luật lao động của toàn công sở. Cách quản lý lỏng lẻo hay chặt chẽ sẽ ảnh hưởng đến tác phong làm việc của nhân viên. Nếu lãnh đạo quản lý chặt chẽ, nhân viên sẽ làm việc nghiêm túc ngược lại nếu lãnh đạo quản lý lỏng lẻo, nhân viên sẽ làm việc một cách đối phó. Chính vì vậy mà cổ nhân có câu “Thượng bất chính, hạ tắc loạn ” để chỉ vai trò điều hành của người lãnh đạo.

Tác phong làm việc, thói quen, sở thích riêng tư của lãnh đạo đôi khi cũng ảnh hưởng nhiều đến cán bộ nhân viên. Bởi tâm lý chung của nhiều cán bộ là luôn muốn “ lấy lòng” thủ trưởng, muốn có sự hoà hợp, đồng cảm trong công việc. Điều này thường thể hiện rõ hơn ở các Doanh nghiệp tư nhân. Còn các công sở thì do chịu sự chi phối của Quy chế nên ảnh hưởng này không rõ ràng lắm.

3.4. Văn hóa dân tộc

Sự tác động này là hệ quả tất yếu, vì văn hoá dân tộc như là một bộ di truyền, luôn thường trực cố hữu trong mỗi con người. Đặc tính của văn hoá là có tính kế thừa và phát triển nên dù muốn, dù không nó vẫn cứ tồn tại từ thế hệ này qua thế hệ khác. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào, dù hoạt động trong lĩnh vực nào cũng không thể vượt ra quỹ đạo của sự ảnh hưởng đó.

Nền văn hoá gốc nông nghiệp cùng với nền kinh tế tiểu nông, manh mún đã để lại một tác phong làm việc thiếu khoa học, quan hệ hợp tác yếu, tư tưởng cục bộ, bản vị. Với một vị trí địa lý đặc biệt, hay phải chịu cảnh xâm lược nên con người Việt Nam rất yêu hoà bình, dẫn đến lối ứng xử dễ hòa vi quý”, thiếu quyết đoán, không trọng luật “phép Vua thua lệ làng”.

Vì vậy trước những quy định của Nhà nước, trong cơ quan vẫn tồn tại những “luật” riêng. Lối sống “duy tình ” thiếu nguyên tắc là một lực cản rất lớn cho công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Tuy nhiên bên cạnh đó, văn hoá truyền thống cũng có những tác động tích cực đối với hoạt động công sở như tôn trọng tập thể, dân chủ, dễ dung hợp…

Văn hoá công sở hiện nay đang được hình thành trên cơ sở hạn chế những tác động tiêu cực của văn hoá truyền thống, phát huy những giá trị tích cực để hình thành nên những giá trị văn hoá phù hợp với cuộc sống hiện đại và công cuộc Cải cách hành chính. Đúng như tinh thần của Đảng và Nhà nước: “Xây dựng một nền văn hoá tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc”

3.5. Nền văn hóa của số đông cán bộ, nhân viên

Văn hoá được tạo nên bởi con người, tác động đến tư tưởng, nhận thức, lối sống của con người, được khuếch trương, lưu truyền cũng bởi con người. Vì thế các giá trị văn hoá chung của một tập thể chịu sự tác động của các giá trị văn hoá đơn lẻ bên trong mỗi con người. Không khi nào giá trị văn hóa chung lại tồn tại biệt lập mà không chịu ảnh hưởng của những giá trị văn hoá thành phần, vì văn hoá của một tổ chức được đúc kết từ những nét nhân cách của các thành viên. Một tập thể mà đa số cán bộ, nhân viên là những người có thức kỷ luật cao, đúng mực trong giao tiếp, xử sự; tác phong làm việc nghiêm túc thì tập thể đó dĩ nhiên sẽ là một tập thể vững mạnh, văn hoá. Ngược lại một công sở dù có điều kiện làm việc tốt, lãnh đạo có phẩm chất, năng lực nhưng đa số cán bộ nhân viên là những người thiếu ý thức thì thật khó để xây dựng và thực hiện những nét đẹp văn hoá ở công sở.