Lý thuyết chung về quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

Trong bài viết sau đây, tailuanvan.com xin chia sẻ đến bạn nội dung lý thuyết về quản trị quan hệ khách hàng (CRM) một cách chi tiết nhất. Bao gồm: Khái niệm, lợi ích, các thành phần trong kiến trúc CRM và cách thức triển khai CRM trong doanh nghiệp.

1. Khái niệm quản trị quan hệ khách hàng

1.1. Quá trình hình thành

Lịch sử quản lý quan hệ khách hàng theo nghĩa đen của cụm từ CRM đã có từ lâu đời. Ngay từ khi có quan hệ mua bán, trao đổi hàng hoá và khi khách hàng có sự chọn lựa đối với nhà cung cấp, những nhà cung cấp này phải quản lý các mối quan hệ của họ với khách hàng để tăng thị phần, bán được nhiều sản phẩm, thu nhiều lợi nhuận hơn và tiếp thị sản phẩm mới.

Tiền đề của CRM là chương trình PIM (Personal Information Manager – Quản lý thông tin cá nhân). Giống như một cuốn nhật ký điện tử, PIM được dùng để quản lý tên, địa chỉ, điện thoại, thời gian và những thông tin cá nhân khác. Hạn chế của PIM là không áp dụng được vào môi trường kinh doanh – nơi nhiều người cùng chia sẻ thông tin. Từ nhu cầu đó, PIM được phát triển thành CMS (Contact Management System – Hệ thống quản lý giao tiếp). Dựa vào đó, những người bán hàng, Marketing có thể cùng sử dụng và khai thác thông tin chung. CMS sau đó được phát triển thành SFA (Sales Force Automation – Tự động hoá các tác vụ bán hàng). Đây cũng là nền tảng cơ bản của CRM ngày nay.

Đầu thập kỷ 90 của thế kỷ 20, các công ty như Siebel và Brock Control Systems (Mỹ) đã tiên phong trong việc phổ biến SFA. Các ứng dụng SFA này phục vụ riêng cho tự động hoá các hoạt động liên quan tới lĩnh vực bán hàng, bao gồm quản lý liên lạc, quản lý cơ hội và dự báo doanh thu. Công nghệ SFA không thực sự có ý nghĩa lớn về mặt chức năng, và phần cứng để chạy chương trình lại không thân thiện với người dùng. Những nhân viên bán hàng “tự động hoá” phải dựa vào những chiếc máy tính cồng kềnh, chỉ phục vụ đọc văn bản và kết nối mạng chập chờn để sử dụng phần mềm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp phần mềm vào thời điểm này hiếm khi tham khảo ý kiến những người sử dụng cuối cùng (end user) khi phát triển các ứng dụng. Do đó, họ thường không mấy hào hứng chấp nhận những giải pháp này. Nhiều nhân viên bán hàng coi phần mềm SFA là một “sợi xích điện tử”, một công cụ kiểm soát theo dõi.

Ở giai đoạn này, các giải pháp công nghệ thông tin (CNTT) thường được bán dưới dạng những gói hợp phần riêng biệt, mỗi hợp phần phục vụ dưới người dùng. Các công ty mua những giải pháp riêng rẽ này nhằm phục vụ hoạt động của call-center (trung tâm đàm thoại) và phòng bán hàng, nhưng giữa chúng không hề có sự liên kết, liên lạc với nhau. Các công cụ SFA bị coi là thủ phạm và đồng thời cũng là nạn nhân của việc các phòng ban hoạt động một cách độc lập và duy trì những kho thông tin riêng.

Mặc dù còn nhiều tranh cãi nhưng thuật ngữ CRM được coi là xuất hiện chính thức trước công chúng lần đầu tiên vào khoảng năm 1993, khi Tom Siebel, giám đốc công ty CNTT Siebel khởi xướng. Và chính vì điểm này, rất nhiều nhà quản lý nhầm lẫn rằng CRM chủ yếu là một ứng dụng CNTT – Điều đó lý giải cho những thất bại của họ, sẽ được trình bày ở những chương tiếp theo.

CRM là sự phát triển tiếp theo của các hệ thống SFA, bằng cách tiếp thu thành công và mở rộng khái niệm ra hơn nhiều so với SFA. Các ứng dụng cho bán hàng và dịch vụ tập hợp làm một, đồng thời ứng dụng cho Marketing cũng được giới thiệu. Do những nhà cung cấp CRM quan tâm tới phản hồi từ người sử dụng cuối hơn, các ứng dụng trở nên thân thiện với người dùng hơn, khiến tỉ lệ chấp nhận sử dụng cũng theo đó gia tăng.

Vào khoảng năm 1998, công nghệ CRM đạt một bước đột phá quan trọng khác đáp ứng sự phát triển của mạng lưới khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và nhân viên – tất cả đều được kết nối thông qua Internet. Internet đã hỗ trợ đắc lực cho sự phát triển của những cơ sở dữ liệu khổng lồ. Với tính lưu động tăng lên của những chương trình này, mối quan hệ giữa Bán hàng, Dịch vụ khách hàng và Marketing trở nên bớt cứng nhắc hơn. CRM tạo cơ hội phát triển những chiến lược mới về sự hợp tác giữa những phòng ban khác nhau thông qua chia sẻ thông tin và hiểu biết, từ đó dẫn tới gia tăng sự thoả mãn của khách hàng từ khi đặt hàng đến khi tiêu dùng sản phẩm cuối cùng.

Sau đó, các nhà cung cấp phần mềm CRM tiếp tục phát triển những ứng dụng cho phép các công ty tạo ra các kênh khác nhau để khách hàng tiếp cận với họ. Sự phát triển này lại chạm đến một thách thức mang tính công nghệ vốn không mới: Làm thế nào để phối hợp thông tin tập hợp được khi tương tác với khách hàng ở từng giai đoạn, có thể là trên Web, có thể là trung tâm điện thoại, hoặc trò chuyện trực tiếp? Khả năng của công nghệ CRM trong việc giải quyết vấn đề đồng bộ hoá đa kênh như vậy đã đẩy CRM lên một nấc thang mới trong cải cách thị trường.

Từ khi xuất hiện, CRM đã là một trong những khái niệm quan trọng lan toả trong thế giới kinh doanh và hứa hẹn làm thay đổi cách thức các doanh nghiệp nhỏ cũng như lớn tương tác với khách hàng. Gần đây, hầu hết các nhà quản lý thành đạt đều thừa nhận CRM chính là công cụ để chiến thắng trên thị trường, nơi khách hàng được đặt ở vị trí trung tâm. Thực tế cho thấy rất nhiều công ty cùng kinh doanh một mặt hàng hay một dịch vụ nhưng có công ty thì thành công còn công ty khác lại thất bại. Thành công đơn giản là vì công ty bán được nhiều sản phẩm do có nhiều khách hàng và thất bại vì ngược lại. Nhưng tại sao công ty lại có nhiều khách hàng – bí mật nằm trong câu trả lời “chính là nhờ có CRM”.

1.2. Khái niệm quản trị quan hệ khách hàng

Với một thị trường bùng nổ về công nghệ CRM, một trong những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất lại là “CRM chính xác là gì?”. Các nhà phân tích thị trường và từng doanh nghiệp vẫn có những quan điểm riêng về khái niệm CRM, mặc dù tất cả đều thừa nhận rằng trong một vài năm tới, các công ty sẽ còn đầu tư hàng tỉ đô la vào các giải pháp phần mềm CRM và những dịch vụ trợ giúp quản lí quan hệ khách hàng ngày càng có hiệu quả hơn.

Một cách hiểu đơn giản nhất, “CRM là đặt khách hàng tại trung tâm của các hoạt động kinh doanh”. Với sự hỗ trợ của công nghệ, mục tiêu của doanh nghiệp là có được góc nhìn toàn diện về khách hàng, từ đó cho phép họ nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự thoả mãn của từng khách hàng, cũng như tối đa hoá lợi nhuận từ các mối quan hệ này – sự tương tác đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Dưới đây xin nêu ra khái niệm CRM dưới hai cách nhìn kinh doanh và tin học:

Từ góc độ kinh doanh: CRM là một chiến lược kinh doanh nỗ lực tìm kiếm cách thức để cải thiện khả năng sinh ra doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp, bằng cách hiểu hơn về khách hàng và phân phối giá trị tới họ. Đây là một cách dịch chuyển từ việc hướng vào sản phẩm sang hướng vào khách hàng.

Định nghĩa trên và thực tế thị trường cho thấy, khi giá cả và chất lượng sản phẩm đã đạt đến mức độ bão hòa hoặc có xu hướng kích thích tiêu dùng kém đi, thì việc sản xuất sản phẩm mới, cũng như nâng cấp sản phẩm cũ, cho khách hàng cũ là một điều rất đáng xem xét. Tuy nhiên, không phải mọi khách hàng đều mang lại lợi nhuận như nhau và vì thế, không phải mọi khách hàng đều cần được quan tâm cùng một mức như nhau. Một khách hàng tốt là một khách hàng mang lại lợi nhuận lớn nhất với chi phí nhỏ nhất. Với quan điểm trên, khách hàng cần được hiểu một cách nhấn mạnh là khách hàng tiềm năng.

Do đó, một vấn đề đặt ra cho CRM là nhận diện khách hàng tiềm năng, đưa ra chiến lược phù hợp nhằm củng cố lòng trung thành của họ. Để đạt mục tiêu đó, CRM được thực hiện bao gồm một chuỗi các hoạt động phản ánh chiến lược kinh doanh. Có thể xếp các hoạt động này vào 3 nhóm chính: Marketing, bán hàng và dịch vụ hậu mãi. Đây là các yếu tố chính trong quá trình hình thành khoa học CRM. Việc xây dựng, phát triển các hệ thống CRM hiện nay đều dựa trên triết lý về ba lĩnh vực này.

Marketing: trong CRM chiến lược Marketing trực tiếp tới khách hàng được sử dụng như một đặc trưng nổi bật. Đó là một chuỗi các hoạt động kinh doanh tác động đến khách hàng. Để thực hiện được chiến lược này, doanh nghiệp phải hiểu và phân đoạn được khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

Bán hàng: Một chính sách phân phối hợp lý sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh an toàn hơn, tăng cường khả năng liên kết trong kinh doanh, giảm sự cạnh tranh và làm cho quá trình lưu thông hàng hóa nhanh và hiệu quả. Ngoài các kênh giao dịch trực tiếp và gián tiếp truyền thống, các hệ thống CRM hiện đại còn cho phép khả năng bán hàng tự động.

Dịch vụ hậu mãi: là cách thức, phương thức thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp tới khách hàng. Mục đích của dịch vụ hậu mãi là tạo ra sự nhận thức về quan hệ và lợi ích của mối quan hệ đó giữa đôi bên. Các hoạt động thường thấy của dịch vụ khách hàng là: hỗ trợ sử dụng, giải đáp thắc mắc, khiếu nại… Yếu tố thành công cơ bản của dịch vụ khách hàng là sự giải quyết nhanh chóng những vấn đề của khách hàng, cũng như tiếp nhận và xử lý kịp thời phản hồi từ họ.

Từ góc độ tin học: Một giải pháp tin học hóa CRM (cũng gọi là CRM) là một hệ thống phần mềm và phần cứng nhằm hỗ trợ cho việc quản trị quan hệ khách hàng.

Như vậy CRM dưới góc độ giải pháp CNTT là một hệ thống tích hợp bao gồm công nghệ thu thập, lưu trữ, phân tích và khai thác dữ liệu. Với công nghệ lưu trữ cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp có thể lưu trữ có chọn lọc thông tin khách hàng một cách tin cậy, an toàn với dung lượng lớn. Thông tin về khách hàng giúp doanh nghiệp tạo mối liên hệ giữa Marketing, bán hàng và dịch vụ. Bên cạnh đó, CRM nhấn mạnh vào việc sử dụng chiến lược Marketing trực tiếp tới khách hàng, bán hàng tự động và chăm sóc khách hàng, nên những công nghệ cho việc tương tác đa phương tiện với khách hàng cũng được áp dụng để xây dựng giải pháp CRM. Ngày nay, với sự phát triển cực kỳ nhanh chóng của công nghệ tin học và viễn thông, khách hàng được cung cấp rất nhiều kênh giao tiếp như Web, thư điện tử, điện thoại di động… bên cạnh kênh thoại truyền thống đã giúp cho CRM thực sự phát huy tác dụng.

Dù hiểu theo cách nào, CRM cũng được thể hiện qua hai khía cạnh, bao gồm nhận thức trong nội bộ doanh nghiệp và hành động ra bên ngoài.

Trước hết, toàn bộ đội ngũ công nhân viên trong doanh nghiệp, không chỉ giám đốc, người quản lý hay nhân viên bán hàng phải nhận thức được một cách sâu sắc tầm quan trọng của khách hàng. Đây là khía cạnh quan trọng nhất của CRM và cũng là rào cản lớn nhất đối với việc triển khai CRM thành công. Thay vì tập trung vào gia tăng doanh số hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ, doanh nghiệp cần phải nỗ lực tìm kiếm và níu giữ khách hàng, đặc biệt là các khách hàng tiềm năng. Điều này đòi hỏi mọi mắt xích trong doanh nghiệp, kể cả các bộ phận không trực tiếp giao dịch với khách hàng như kế toán, quản lý kho hàng, vận tải…đều phải gắn kết vào chuỗi hoạt động quản trị quan hệ khách hàng.

Thứ hai, CRM được biểu hiện qua những hoạt động hướng ra bên ngoài, hướng tới khách hàng, ví dụ như: Xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng và phân loại theo các tiêu chí khác nhau để phục vụ, đảm bảo nâng cao chất lượng dịch vụ; Có chính sách khách hàng riêng với những khách hàng thường xuyên và trung thành; Tổ chức các hoạt động như hội nghị khách hàng, các buổi tiệc, giao lưu… Việc duy trì mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với khách hàng qua tất cả các kênh giao dịch là điều hết sức quan trọng nhưng cũng không hề dễ dàng.

Theo quan điểm thông thường, trong kinh doanh lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của khách hàng là hai vế đối lập, khi một bên có lợi bên kia sẽ thiệt. Tuy nhiên, nghệ thuật kinh doanh ngày nay là phải đảm bảo lợi ích cho cả hai phía, thoả mãn những mục đích riêng của từng bên. CRM chính là một phần của nghệ thuật đó – nghệ thuật trong việc quản trị quan hệ khách hàng.

2. Các thành phần trong kiến trúc quản trị quan hệ khách hàng

2.1. CRM hoạt động 

CRM hoạt động giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh cơ bản (hoạt động Marketing, hoạt động bán hàng, hoạt động dịch vụ/hỗ trợ khách hàng).

Tự động hoá Marketing (Marketing Automation)

Với thị trường mới, làm thế nào tìm ra đúng đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới, cung cấp cho thị trường đúng sản phẩm, và đúng thời điểm? Tự động hoá Marketing giúp các nhà quản trị trong việc thiết lập các chiến lược về Marketing, đánh giá các chiến lược đó, đồng thời cung cấp các công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tiến hành Marketing.

Tự động hoá bán hàng (Sales Force Automation)

Những nhân tố nào đưa đến quyết định mua hàng hoá và dịch vụ của khách hàng? Những khách hàng nào đem lại phần lớn lợi nhuận cho doanh nghiệp? CRM hỗ trợ quản lý các thông tin giao dịch với khách hàng theo qui trình bán hàng, quản lý các cơ hội, phân tích chu kỳ bán hàng, dự báo và cung cấp các báo cáo phân tích bán hàng.

Tự động hoá chăm sóc khách hàng (Customer Care Automation)

Hệ thống bán hàng, tiếp thị tốt mang lại khách hàng cho doanh nghiệp, nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao từ phía họ, khả năng hỗ trợ khách hàng 24/7…cũng mang tính quan trọng không kém. CRM quản lý các sự cố, yêu cầu của khách hàng và các trạng thái của dịch vụ, cung cấp hệ thống thư viện thông tin hỗ trợ khách hàng, nhằm đạt đến mức tối đa về cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp.

2.2. CRM phân tích

CRM phân tích cung cấp khả năng phân tích hành vi của khách hàng nhờ các công nghệ như business intelligence (BI). Đối với CRM phân tích, dữ liệu thu thập từ CRM hoạt động được phân tích theo các phân đoạn khách hàng hoặc xác định những tiềm năng nhằm thúc đẩy quan hệ khách hàng. Những kết quả phân tích về khách hàng có thể tạo điều kiện để xây dựng các chiến dịch quảng cáo mục tiêu nhằm tăng giá trị từ khách hàng. Ví dụ về những chiến dịch quảng cáo tới khách hàng có thể là:

Đạt được (Acquisition): Cross-sell, Up-sell

Giữ lại (Retention) : Giữ lại những khách hàng đã rời công ty vì sự tính toán kỹ càng hoặc thiếu lòng tin vào công ty.

Thông tin (Information): Cung cấp thông tin tới khách hàng định kỳ và thường xuyên.

Các phân tích thường phục vụ cho việc hỗ trợ ra quyết định (bảng phân tích, báo cáo, số đo, chỉ số hiệu suất…), lập mô hình dự đoán về khách hàng, xây dựng chiến lược và nghiên cứu.

Bên cạnh đó, việc phân tích dữ liệu khách hàng có thể liên quan đến một trong những phân tích khác sau đây: Quản lý và phân tích các chiến dịch quảng cáo; Tối ưu hóa các kênh quan hệ; Tối ưu hóa quan hệ khách hàng; Thu hút, tái kích hoạt, duy trì khách hàng; Phân đoạn khách hàng; Đo lường sự hài lòng của khách hàng;Tối ưu hóa tin tức về thông tin bán hàng; Phân tích và phát hiện lỗi, sai sót; Dự báo về tài chính; Tối ưu hóa chính sách giá cả; Đánh giá và quản lý rủi ro.

Việc thu thập và phân tích dữ liệu được xem như là một quá trình liên tục và định kỳ. Lý tưởng nhất là các quyết định kinh doanh được xem xét lại liên tục dựa trên những phản hồi từ các quyết định và sự phân tích lần trước.

2.3. CRM cộng tác

CRM cộng tác giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng thông qua tất cả các kênh (liên hệ trực tiếp, thư từ, fax, điện thoại, web, e-mail) và hỗ trợ sự phối hợp giữa các nhóm nhân viên với các kênh khách hàng. CRM cộng tác là một giải pháp gắn liền giữa con người, quy trình và dữ liệu với nhau để các doanh nghiệp có thể phục vụ và giữ khách hàng của mình được tốt hơn.

Hệ thống CRM hỗ trợ các ứng dụng có tính cộng tác không đồng bộ và thời gian thực (real-time). Các công cụ cộng tác không đồng bộ như các diễn đàn, các cuộc thảo luận, luồng công việc (tác nghiệp) và luồng quản lý tài liệu sẽ làm cho các quy trình của CRM đạt hiệu quả hơn. Còn các giải pháp cộng tác thời gian thực như hội đàm và hội thảo web lại cho khả năng trò chuyện qua điện thoại, email hoặc tin nhắn tức thì (instant message).

CRM cộng tác mang lại những lợi ích sau:

Cho phép tương tác hiệu quả với khách hàng thông qua tất cả các kênh truyền thông.

Cho phép cộng tác qua web nhằm giảm chi phí dịch vụ khách hàng.

Tích hợp với trung tâm đàm thoại cho phép hỗ trợ khách hàng trực tiếp qua nhiều kênh.

Tích hợp quan điểm, ý kiến của khách hàng trong khi thực hiện việc tương tác với khách hàng ở mọi cấp giao dịch.

3. Lợi ích của CRM

Khi lựa chọn một phần mềm ứng dụng, hiển nhiên khách hàng sẽ quan tâm xem phần mềm đó có cải thiện được công tác quản lý và giúp họ tăng trưởng doanh số hay không. CRM có thể đáp ứng những yêu cầu đó. Nếu thực hiện tốt, CRM sẽ trở thành một trợ thủ đắc lực trong công cuộc kinh doanh của doanh nghiệp với những lợi ích sau:

3.1. Kiểm soát và quy hoạch thị trường

Các doanh nghiệp thường nhắc đến chính sách Marketing “4P” khi xác lập thị trường mục tiêu: Product (Sản phẩm), Price (Giá cả), Place (Kênh tiêu thụ), Promotion (Xúc tiến thị trường). Ngược lại, thị trường sẽ có nhận thức, thái độ, hành vi nhất định với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không hẳn khi nào và với bất cứ sản phẩm nào các công ty cũng có thể tổ chức điều tra, đánh giá phản ứng của thị trường, nhất là các công ty nhỏ. Nếu quản lý tốt các thông tin liên quan đến các quan hệ giao dịch (như mục đích, phương tiện, tình trạng, nội dung, tần suất…) công ty có thể đo lường được hiệu quả của các giao dịch, từ đó có thể đưa ra thông điệp phù hợp với thị trường. Với khả năng tổng hợp thông tin và cung cấp các công cụ phân tích hành vi, CRM có thể giúp các công ty thu nhận phản hồi từ thị trường, tiếp đó thay đổi trong tổ chức cho phù hợp và cuối cùng đưa ra chính sách mới.

Chiếm lĩnh thị trường là cả một nghệ thuật, vì với mỗi loại sản phẩm, thị trường lại có hành vi ứng xử khác nhau. CRM sẽ hỗ trợ công ty xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin phân tích thị trường rõ ràng, phân biệt các nhóm khách hàng trong thị trường rộng lớn, từ đó đưa ra các chiến lược khách hàng đúng đắn.

3.2. Hỗ trợ lập kế hoạch marketing

Các tổ chức doanh nghiệp nhỏ thường không có thói quen lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc. Đây là lý do tại sao có sự khác biệt về năng suất lao động trong các tổ chức và giữa những con người khác nhau. Việc phải đề cập tới các yếu tố cụ thể của kế hoạch như: người thực hiện, sản phẩm, giá cả, xúc tiến, doanh số mục tiêu, thời gian… sẽ giúp công ty tạo một hành lang, vạch một con đường để chiếm lĩnh thị trường. CRM có thể giúp công ty xác định các phân khúc thị trường, chọn mẫu đối tượng, lập các kế hoạch gần và xa…

3.3. Tăng năng suất lao động 

Trong CRM, hoạt động của nhân viên được kiểm soát theo hai loại hình: theo kế hoạch chuẩn và theo lịch hẹn (kế hoạch phát sinh). Hàng ngày, một nhân viên mở màn hình “Công việc hàng ngày” và tại đây hiển thị các khách hàng cụ thể, các nhiệm vụ cụ thể cần phải xử lý. Điều này tưởng như đơn giản, nhưng lại là cách thức làm việc hết sức hiệu quả.

Khối lượng, chất lượng công việc được lưu trữ trong “Hồ sơ giao dịch” hay “Phân tích giao dịch” sẽ chỉ ra cho họ kết quả công việc đã làm được. Điều này rất quan trọng bởi bản chất tăng năng suất lao động là phải đo lường được khối lượng, chất lượng công việc, phải có hệ thống giám sát và thúc đẩy thường xuyên. CRM đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc thay đổi cách thức làm việc.

3.4. Quản lý đơn hàng và dự báo đặt hàng

Có nhiều số liệu để hình thành dự báo, như số liệu thống kê kế toán, số liệu của sản phẩm tương tự, số liệu cùng kỳ, số liệu phân tích theo lý thuyết dự báo. Nhưng CRM cung cấp cho doanh nghiệp số liệu trực tiếp với từng khách hàng trong các lần giao dịch về sản phẩm, số lượng, giá, thời gian dự định mua. Cơ sở các mối quan hệ khách hàng trở thành cơ sở các đơn đặt hàng hay nói cách khác, với CRM công ty có thể chủ động dự báo được nguồn lực khách hàng.

Đơn cử như một công ty phân phối nhiều sản phẩm và đa dạng hoá về loại hình kinh doanh. Dịp cuối năm, các đại lý thường muốn tăng thêm nhiều đơn hàng còn những người bán hàng thì muốn bán thật nhiều để đạt doanh số. Vấn đề phát sinh là, nhiều đại lý chưa thanh toán hết nợ cũ và công nợ đã vượt mức cho phép. Nếu không áp dụng phần mềm CRM, phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng cũng như dự báo doanh số các đại lý, công ty khó có thể ra quyết định chính xác là nên xuất hàng cho đại lý nào, đại lý nào không còn khả năng tăng trưởng.

3.5. Gửi thông điệp hàng loạt tới khách hàng

Một trong những giá trị của thời đại Internet là các công ty có thể gửi thông điệp ngay lập tức tới hàng triệu khách hàng mà không bị giới hạn bởi không gian địa lý hay những cản trở khác. Điều này không chỉ hỗ trợ cho tuyên truyền mà còn mang lại hiệu quả kinh tế nhờ cắt giảm được các chi phí tiếp thị trực tiếp. Ngoài khả năng tiếp thị hàng loạt, đúng đối tượng, các công cụ trong CRM còn hỗ trợ nhân viên kinh doanh giữ gìn tốt các mối quan hệ với khách hàng như: thông báo ngày kỷ niệm chung, ngày sinh nhật của khách hàng…

3.6. Duy trì tính liên tục trong kinh doanh

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp bao giờ cũng có sự thay đổi nhân sự hoặc thay đổi về vị trí công việc, và họ luôn cố gắng để sự thay đổi đó ít gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động của mình. Thực ra, những ảnh hưởng xấu không phải là do khó tìm người có trình độ tương đương mà do thông tin và đặc biệt là quan hệ khách hàng thường thay đổi cùng với nhân sự. Rất nhiều tổ chức được tách ra hoặc được hợp nhất lại trên nền tảng thông tin về quan hệ khách hàng. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp họ duy trì dòng chảy liên tục về quan hệ khách hàng – chính là “dòng doanh số” của doanh nghiệp.

3.7. Nâng cao doanh thu

Bởi CRM cho phép tổ chức điều hành, đo lường và theo dõi mọi giao dịch với khách hàng, họ có thể quyết định kết quả chính xác của những giao dịch này và từ đó tính toán doanh thu trên mỗi bước Marketing, bán hàng và dịch vụ. Trên thực tế, với những khả năng của CRM, doanh nghiệp có thể quyết định tính sinh lợi của mỗi khách hàng, sau đó cân chỉnh sự phân bổ nguồn lực cho mỗi khách hàng dựa trên tích chất này. Bằng cách mở rộng khả năng trên xuyên suốt các kênh giao tiếp và phân phối, một công ty có thể tối ưu hoá mô hình kinh doanh của mình. Điều đó có nghĩa là, họ có thể vươn tới đúng khách hàng qua đúng kênh, ở đúng thời điểm, với đúng sản phẩm hoặc dịch vụ. Thêm vào đó, CRM có thể giúp doanh nghiệp tăng doanh thu trung bình trên mỗi giao dịch bán hàng bằng cách giúp các đại diện bán hàng tập trung vào những thương vụ phù hợp, có tiềm năng sinh lợi cao.

4. Triển khai CRM trong doanh nghiệp

4.1. Quy trình triển khai CRM

Việc triển khai chương trình CRM không phải chỉ đơn giản là mua các phần mềm thích hợp và cài đặt vào hệ thống. Để chương trình CRM phát huy tính hiệu quả, trước hết các tổ chức cần phải quyết định những loại thông tin nào về khách hàng cần phải quan tâm và sử dụng những thông tin này với mục đích gì. Ví dụ, nhiều tổ chức tài chính lưu trữ thông tin “quãng đời” (lifetime) của khách hàng nhằm mục đích tiếp thị các sản phẩm tới khách hàng ở những khoảng thời gian thích hợp, sát với nhu cầu của họ.

Tiếp đó, các tổ chức cần phải xem xét các cách thức khác nhau để ghi nhận thông tin của khách hàng, dữ liệu về khách hàng được lưu trữ như thế nào và ở đâu cũng như cách thức những dữ liệu này hiện đang được sử dụng. Một công ty có thể tương tác với khách hàng theo rất nhiều cách khác nhau, chẳng hạn qua đường thư tín, Website, cửa hàng thực, trung tâm hỗ trợ khách hàng, lực lượng bán hàng cơ động hoặc các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo. Một hệ thống CRM mạnh phải có khả nǎng liên kết các “giao diện với khách hàng” này với nhau. Những luồng dữ liệu được thu thập qua các hệ thống chức nǎng (như hệ thống bán hàng và quản trị kho hàng) sẽ được phân tích để tìm ra các hình mẫu chung nhất cho từng nhóm khách hàng riêng biệt. Các chuyên gia phân tích của công ty sẽ xem xét kỹ càng các dữ liệu thu thập và đưa ra đánh giá tổng quan về các nhóm khách hàng hoặc các vùng dịch vụ cần được cải thiện chất lượng phục vụ.

Tùy theo quy mô lớn, nhỏ, lĩnh vực kinh doanh mà quá trình triển khai CRM tại các doanh nghiệp sẽ khác nhau, tuy nhiên vẫn gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Đặt ra yêu cầu cụ thể, chi tiết cho từng bộ phận, phòng, ban, dựa trên những mục tiêu tổng quát đề ra ban đầu trong chiến lược CRM.

Bước 2: Thiết kế và tích hợp hệ thống, đây thường là giai đoạn chiếm nhiều thời gian trong triển khai.

Bước 3: Kiểm tra hệ thống – kiểm tra những chức năng của giải pháp đã lựa chọn phục vụ nhu cầu doanh nghiệp ở mức độ nào, đảm bảo hệ thống được vận hành thông suốt.

Bước 4: Đào tạo nhân viên khai thác và sử dụng hệ thống.

Bước 5: Thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên, đặc biệt là bộ phận chăm sóc khách hàng cũng như những ý kiến từ phía khách hàng. Trên cơ sở đó, đánh giá kết quả hoạt động, những lợi ích mà CRM mang lại và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả triển khai.

4.2. Thời gian cần thiết

Một số nhà cung cấp cho biết “giải pháp” CRM của họ có thể được cài đặt và đi vào hoạt động chỉ trong phạm vi một tuần lễ. Tuy nhiên, những “giải pháp” này không hiệu quả về dài hạn vì không có khả cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin tổng quan trên nhiều phân đoạn khách hàng khác nhau. Thời gian cần thiết để triển khai một dự án CRM đúng nghĩa phụ thuộc vào mức độ phức tạp và các thành phần của dự án.

Như vậy, do ra đời sau và khắc phục được những nhược điểm của các chương trình và hệ thống quản lý tiền thân của mình, CRM có khả năng giải quyết và cải thiện những vấn đề cơ bản trong hoạt động của công ty. Cấu trúc của CRM là sự kết hợp giữa thực hiện các hoạt động với phân tích và cộng tác. Xét đến cùng, lợi ích to lớn mà CRM mang lại cho doanh nghiệp không gì khác hơn chính là mục tiêu tiến hành sản xuất, kinh doanh của họ: Nâng cao doanh thu và uy tín đối với khách hàng. Tuy nhiên, triển khai CRM đòi hỏi một quy trình được cân nhắc kỹ lưỡng, không vội vàng và tuần tự theo từng giai đoạn để có thể đạt được thành công kỳ vọng.