Trong bài viết sau đây, tailuanvan.com xin chia sẻ đến bạn nội dung lý luận về kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng. Bao gồm: Khái niệm, nội dung, mục đích và điều kiện thực hiện.
1. Khái niệm về kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng
Theo kết quả nghiên cứu của đề tài khoa học “Nghiên cứu định hướng đổi mới về quản lý kinh tế trong đầu tư xây dựng phù hợp với cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa” mã số RD-01-04 [16] khái niệm kiểm soát chi phí xây dựng được khái quát như sau “Kiểm soát chi phí xây dựng được hiểu là điều khiển việc hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn mức đã được xác định trong từng giai đoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý dự án nhằm bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả kinh tế đầu tư, lợi ích xã hội được xác định”.
Theo kết quả nghiên cứu của đề tài khoa học “Nghiên cứu phương pháp kiểm soát chi phí xây dựng công trình phù hợp với nền kinh tế thị trường” mã số RD-05-07 đưa ra khái niệm chung về kiểm soát chi phí như sau: “Con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm đảm bảo chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong ngân sách đã được chấp thuận (mà bằng việc bảo đảm ngân sách này công trình đạt được các mục tiêu hiệu quả như dự tính)”.
Theo tài liệu “Hình thành hệ thống thống nhất giữa lập dự toán chi phí và kiểm soát chi phí cho các dự án xây dựng” [2] thì khái niệm kiểm soát chi phí là “Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí”.
Theo tài liệu “Cẩm nang kiến thức cơ bản về quản lý dự án” [70] thì kiểm soát chi phí “là việc giúp dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã có và lưu ý đúng lúc vào các vấn đề về mặt chi phí có thể xảy ra nhằm có các biện pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí”.
Theo tài liệu “Kiểm soát chi phí”(Cost Control Manual) [72] thì “Kiểm soát chi phí là kỹ thuật được sử dụng để giám sát chi phí cho dự án từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn quyết toán”.
Từ các khái niệm trên và theo quan điểm tác giả để đưa ra khái niệm chung về kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng đối với dự án sử dụng vốn nhà nước, như sau: “Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng là việc đo lường, đánh giá quá trình hình thành và sử dụng chi phí theo trình tự đầu tư xây dựng thông qua việc thu thập và xử lý thông tin về chi phí, làm cơ sở để chủ đầu tư đưa ra các giải pháp cần thực hiện, đảm bảo mục tiêu chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong tổng mức đầu tư được duyệt”.
Theo khái niệm và các cách phân loại trên cho thấy kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng thuộc kiểm soát hành vi và loại kiểm soát trực tiếp.
2. Nội dung và phương pháp kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng
2.1. Nội dung
Từ khái niệm chung về kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng cho thấy nội dung kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng sử dụng vốn nhà nước của chủ đầu tư chính là việc đo lường, đánh giá quá trình hình thành và sử dụng chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc thu thập thông tin và xử lý thông tin từ đó đánh giá và đưa ra các giải pháp để quản lý. Thông tin được thu thập và truyền đạt tới các bộ phận kiểm soát chi phí, cá nhân kiểm soát chi phí trong đơn vị của chủ đầu tư để hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng với nhau) và với bên ngoài. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện một cách chính xác kịp thời thông qua các bảng biểu thu thập thông tin xử lý số liệu trong quá trình ghi chép. Nội dung kiểm soát chi phí theo trình tự đầu tư xây dựng [20] được cụ thể như sau:
– Kiểm soát chi phí trước khi thi công xây dựng gồm:
+ Kiểm soát việc xác định tổng mức đầu tư dự án.
+ Kiểm soát việc xác định dự toán xây dựng công trình.
+ Kiểm soát trong việc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu.
Kiểm soát chi phí khi thực hiện xây dựng công trình: Kiểm soát việc tạm ứng, thanh toán khối lượng hợp đồng xây dựng.
Kiểm soát chi phí giai đoạn kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng gồm:
+ Kiểm soát chi phí khi quyết toán hợp đồng xây dựng.
+ Kiểm soát chi phí khi quyết toán dự án hoàn thành.
2.2. Phương pháp
Có nhiều phương pháp kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng như phương pháp quản lý giá trị (EVM) (đã được đề cập ở phần tổng quan và được gọi là công cụ để kiểm soát chi phí), phương pháp khống chế giá thành…. Về bản chất các phương pháp trên đều sử dụng phương pháp so sánh chi phí giữa kế hoạch và thực tế (độ lệch về chi phí) bằng các công cụ kiểm soát tuân theo quy trình kiểm soát chi phí phù hợp để tìm ra nguyên nhân và có giải pháp khống chế được chi phí đầu tư xây dựng theo mục tiêu đề ra.
Có nhiều quy trình để kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng giúp chủ đầu tư lựa chọn áp dụng như:
Quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng được pháp luật quy định áp dụng cho các chủ đầu tư dự án sử dụng vốn nhà nước.
Quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng được chủ đầu tư thiết kế chung cho các dự án sử dụng vốn nhà nước.
Quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng được chủ đầu tư thiết kế riêng cho từng dự án sử dụng vốn nhà nước.
Các công cụ trợ giúp như:
Hệ thống bảng biểu ghi chép các thông tin cần thu thập trong quá trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng được thiết lập sẵn để sử dụng chung cho các dự án sử dụng vốn nhà nước của chủ đầu tư.
Hệ thống bảng biểu ghi chép các thông tin cần thu thập trong quá trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng được thiết lập sẵn để sử dụng riêng cho từng dự án sử dụng vốn nhà nước của chủ đầu tư.
Ngoài ra cần thiết phải có các công cụ trợ giúp như hệ thống định mức, đơn giá, suất vốn đầu tư, chỉ số giá xây dựng… do nhà nước công bố và tài liệu hướng dẫn xử lý các tình huống thường xảy ra trong quá trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng.
Hệ thống bảng biểu để phục vụ mục đích thu thập xử lý thông tin của chủ đầu tư có thể được trình bày gồm bảng so sánh các khoản mục chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng. Cột chi phí được duyệt thể hiện chi phí ban đầu theo ngân sách được duyệt, cột thứ hai đề cập đến chi phí thực tế thực hiện để đo lường chi phí thực tế thực hiện và cột thứ ba thể hiện so sánh chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí được duyệt mục đích nhằm phát hiện những sai lệch để có biện pháp xử lý điều chỉnh. Nội dung bảng biểu được thể như bảng sau:
Sử dụng công cụ để kiểm soát chi phí với các bảng biểu báo cáo số liệu ghi chép để thu thập thông tin thì cần thể hiện theo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, phải có các số liệu về phát sinh (tăng hoặc giảm) trong quá trình đầu tư xây dựng nhằm đánh giá chênh lệch giữa chi phí theo thực tế và chi phí được duyệt.
Thứ hai, phải có hệ thống tiêu chuẩn để so sánh với thực tế (định mức, đơn giá, suất vốn đầu tư…) trên cơ sở các dự toán được lập theo từng bộ phận tương ứng của hạng mục công trình.
Thứ ba, là phải có hệ thống báo cáo về kết quả kiểm soát chi phí để cung cấp cập nhật thông tin về chi phí trong quá trình thi công xây dựng. Mối liên hệ giữa các yếu tố của hệ thống kiểm soát được thể hiện trong hình dưới đây:
3. Mục đích và điều kiện thực hiện kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng
3.1. Mục đích
Như đã đề cập, kiểm soát là một trong các chức năng của quản lý. Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo quá trình đầu tư xây dựng được thực hiện đúng hướng theo kế hoạch và có hiệu quả. Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng nhằm hoàn thiện các quyết định của quản lý chi phí, thẩm định được tính đúng sai, hiệu quả của các khoản mục chi phí, kiểm soát được những phát sinh. Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng sẽ tăng khả năng phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư, tư vấn thiết kế lập dự toán và nhà thầu thi công xây dựng. Do vậy, kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng là quá trình thường xuyên liên tục với sự đổi mới không ngừng theo một quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng hợp lý do chủ đầu tư thiết lập.
Việc kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng hướng tới mục đích sau:
Giám sát sự hình thành chi phí và bảo đảm chi phí của các hạng mục công trình, công việc, gói thầu và toàn bộ công trình được xác định đúng, đủ, phù hợp với yêu cầu thiết kế, tiến độ, quy định về quản lý chi phí và các yêu cầu cần thực hiện khác của dự án.
Khống chế các chi phí thực hiện đầu tư xây dựng, hạng mục công trình, (gói thầu nằm trong dự toán xây dựng công trình, dự toán gói thầu tương ứng đã xác định trước).
Dự báo khả năng biến động chi phí và thực hiện các biện pháp nhằm điều chỉnh, khống chế các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện đầu tư xây dựng bảo đảm hiệu quả đầu tư xây dựng.
Đối với công trình sử dụng vốn nhà nước phải khống chế chi phí đầu tư xây dựng công trình nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được duyệt.
Quá trình đầu tư xây dựng công trình thường kéo dài có nhiều yếu tố tác động có thể dẫn tới phát sinh chi phí làm tăng tổng mức đầu tư ban đầu. Việc thay đổi tổng mức đầu tư được duyệt là khó thực hiện, khi tăng tổng mức đầu tư dẫn đến mục tiêu đầu tư thay đổi và không hiệu quả. Do vậy mục đích của kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng hướng tới đảm bảo được chi phí đầu tư xây dựng cuối cùng cho công trình không vượt tổng mức đầu tư được duyệt. Điều đó có nghĩa là quyết toán vốn đầu tư xây dựng không vượt tổng mức đầu tư xây dựng.
3.2. Điều kiện thực hiện kiểm soát chi phí
Để đạt được mục tiêu kiểm soát chi phí thì quá trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng phải đáp ứng các điều kiện sau:
Có phương pháp kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng theo trình tự đầu tư xây dựng để kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng cho từng hạng mục công trình, gói thầu, công việc và toàn bộ dự án.
Kiểm soát chi phí được thực hiện bởi các tổ chức, cán nhân có đủ điều kiện năng lực về quản lý chi phí [20], [21].
Có các công cụ hỗ trợ thích hợp để kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng cũng như quy trình kiểm soát chi phí do chủ đầu tư lập phù hợp với đặc điểm, nội dung chi phí của từng dự án, công trình, hạng mục công trình, gói thầu của dự án.
Chi phí đầu tư xây dựng được hình thành và gắn liền với trình tự đầu tư xây dựng được biểu thị qua các chỉ tiêu: Tổng mức đầu tư, dự toán công trình xây dựng, dự toán gói thầu, giá hợp đồng, giá thanh toán và quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình. Các chỉ tiêu chi phí qua các giai đoạn đầu tư xây dựng đều có đặc điểm và nội dung khác nhau do vậy cần thiết phải có quy trình kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng phù hợp theo các giai đoạn, từng khoản mục chi phí nhắm tới mục tiêu chi phí ở các giai đoạn sau luôn phải thấp hơn chi phí ở giai đoạn trước và tổng mức đầu tư là mức chi phí tối đa để đáp ứng nhu cầu xây dựng dự án.
4. Phân biệt giữa kiểm soát chi phí và quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Chức năng kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng bắt đầu từ việc xác định các mục đích và kết thúc khi đạt mục đích đó. Chức năng kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng là các chiến lược (mục tiêu của quản lý chi phí) được chuyển thành hành động để đạt mục đích của quản lý chi phí. Điều đó cho thấy mối liên hệ giữa kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng và quản lý chi phí đầu tư xây dựng (Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cung cấp nguồn lực và quản lý điều hành).
Thông qua nội dung về quản lý chi phí, kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng có thể nhận thấy rằng, công việc kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng tiệm cận với công việc quản lý chi phí. Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng là một khâu độc lập của quản lý chi phí và cũng là một nội dung của quản lý chi phí, kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng là biện pháp của quản lý chi phí với mục đích chi phí đầu tư xây dựng công trình trong giới hạn ngân sách được phê duyệt đáp ứng được mục tiêu hiệu quả của quản lý chi phí. Như phần nghiên cứu đã nêu ở trên kiểm soát chi phí là một quá trình đo lường đánh giá quá trình hình thành và sử dụng chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc thu thập và xử lý thông tin của chủ đầu tư là một loạt các hành động có hệ thống hướng tới các mục đích đã định trước. Mục đích của kiểm soát là làm sao đạt được giới hạn về chi phí thông qua phát hiện các sai lệch về chi phí và có các biện pháp xử lý để người quản lý chi phí có những quyết định chuẩn xác.
Để làm rõ hơn về vấn đề này ta có thể xem sơ đồ sau:
Hình trên cho thấy quản lý chi phí của dự án gồm các nội dung:
Kế hoạch nguồn lực cho dự án: Chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công và các chi phí cần thiết khác để hoàn thành dự án.
Dự toán chi phí được ước lượng trên cơ sơ nguồn lực sẵn có để hoàn thành dự án.
Ngân sách được duyệt: Phân bổ tất cả các dự toán chi phí trong ngân sách được duyệt.
Kiểm soát chi phí: Kiểm soát những thay đổi của ngân sách dự án.
Từ phân tích trên cho thấy sự khác biệt giữa quản lý chi phí và kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng như sau:
Kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh theo thời gian (hàng ngày, tháng…) phải nhận diện được các khoản mục chi phí để đề ra những biện pháp kiểm soát thích hợp và loại bỏ những loại chi phí không thích hợp của dự án ngoài phạm vi kiểm soát để đảm bảo chi phí nằm trong giới hạn ngân sách được duyệt. Kiểm soát chi phí là một bộ phận của quản lý chi phí do chủ đầu tư thực hiện.
Quản lý chi phí là một hoạt động có cách thức kiểm soát để đạt được mục đích chi phí khi đó quản lý chi phí được coi là thành công. Quản lý chi phí bao hàm rộng hơn gồm nhiều quy định, hướng dẫn của các cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo sử dụng vốn nhà nước một cách có hiệu quả, tiết kiệm đặc biệt là vốn ngân sách nhà nước.
Để lại một bình luận