Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua người bán

Trong bài viết sau đây, tailuanvan.com xin chia sẻ đến bạn nội dung lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua người bán.

1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán

Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phương thức thanh toán mà doanh nghiệp thường sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hướng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lưu thông như vậy sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn.

* Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

Phương thức thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được vật tư hàng hóa, dịch vụ.

Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Nhìn chung việc sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt ngày càng thu hẹp, các doanh nghiệp đang chuyển dần sang thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành:

Thanh toán bằng đồng Việt Nam.

Thanh toán bằng ngoại tệ.

Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng.

Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị như tiền.

 * Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Phương thức thanh toán này được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thương mại, được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền trong lưu thông, áp dụng khá phổ biến trong các khoản mua bán hàng với số lượng lớn, có giá trị cao. Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương thức thanh toán phù hợp nhất. Có thể kể ra đây một số loại phương thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau:

1.1. Hình thức thanh toán nội địa

* Thanh toán bằng séc

Séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để thanh toán các khoản tiền để chi tiêu hoặc để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ.

Loại séc mà doanh nghiệp dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ gọi là séc tiền mặt.

Loại séc mà doanh nghiệp sử dụng để thanh toán các khoản chi tiêu, thanh toán các hợp đồng cung ứng, dịch vụ với nhà cung cấp gọi là séc thanh toán. Séc thanh toán bao gồm nhiều loại như: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền.

Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị có mở sổ tài khoản. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.

Séc bảo chi: Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó.Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa, cung ứng dịch vụ,…có mở sổ tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau.

Séc định mức: Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Số séc định mức có thể dùng thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc.

Séc chuyển tiền cầm tay: Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán.

* Thanh toán bằng ủy nhiệm chi chuyển tiền

Ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.

* Thanh toán bằng ủy nhiệm thu

Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.

* Thanh toán bù trừ

Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.

* Thanh toán bằng thư tín dụng

Trong thực tế, hình thức này ít sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ.

1.2. Hình thức thanh toán quốc tế

Thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng

Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) theo yêu cầu của người mở thư tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho người hưởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền trong thư tín dụng khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.

Thể chế hiện hành: Thư tín dụng dùng để chi trả tiền hàng trong điều kiện người bán đòi hỏi phải trả tiền ngay khi giao hàng phù hợp với số tiền hàng đã ký trong hợp đồng. Trường hợp này áp dụng khi hai bên có quan hệ mua bán không thường xuyên hoặc không có sự tin tưởng lẫn nhau. Thanh toán bằng hình thức thư tín dụng (L/C) đảm bảo an toàn cho cả người bán và người mua thông qua sự đảm bảo của ngân hàng.

Tất cả mọi trường hợp có xuất hiện tranh chấp về hàng hóa, dịch vụ đã giao và tiền hàng đã trả thì hai bên tự bàn bạc, giải quyết, ngân hàng không chịu trách nhiệm. L/C chỉ được áp dụng thanh toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng trong cùng hệ thống.

* Thanh toán bằng điện chuyển tiền

Về phương thức thanh toán cơ bản giống thanh toán bằng thư tín dụng nhưng có sự thuận tiện đơn giản hơn nhiều về thủ tục thanh toán. Thông thường hình thức này chỉ được áp dụng trong trường hợp giữa hai bên có sự giao dịch thường xuyên lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và bên bán chấp nhận cho bên mua thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR). Việc thanh toán được tiến hành sau khi nhận hàng, thời gian do hai bên thỏa thuận.

2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua

2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua

Nợ phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm hàng hóa, nhận lao vụ dịch vụ.

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc séc đã thu qua ngân hàng).

Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán tiến hành phân biệt các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý.

Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hóa đã giao, lao vụ đã cung cấp không đúng theo hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao.

2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua

Chứng từ sử dụng

Khách hàng của công ty có thể là các doanh nghiệp, cơ quan, công ty, xí nghiệp, hay hộ gia đình…

Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty sử dụng các chứng từ sau:

Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng kí kết giữa công ty và bên mua.Trong hợp đồng quy định về quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ xác định của mỗi bên và là căn cứ xác minh tính có thực, hợp lí của nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác liên quan.

Hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT): (theo mẫu của bộ tài chính ban hành), hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển lưu để làm chứng từ căn cứ ghi sổ.

Phiếu thu: là do kế toán thu tiền lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập làm 3 liên. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

Giấy báo có (giấy chuyển khoản): khi có tiền trả vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có, gửi về công ty để thông báo về khoản tiền đã nhập vào tài khoản của công ty.

Tài khoản và sổ sách sử dụng

Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách, hàng kế toán sử dụng tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.

Tài khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán.

Tài khoản 131 có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;

Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;

Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

Bên Có:

Số tiền khách hàng đã trả nợ;

Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;

Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;

Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;

Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.

Số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.

Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

* Sổ sách sử dụng:

Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Sổ tổng hợp phải thu khách hàng

Sổ cái tài khoản 131…

3. Nội dung thanh toán với người bán

3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán

Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng)

Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng.

3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng

Chứng từ sử dụng:

Các chứng từ về mua hàng

Hợp đồng mua bán

Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn thuế GTGT) do người bán lập

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa, phiếu nhập kho,

Biên bản giao nhận TSCĐ…

Chứng từ ứng trước tiền: phiếu thu( Do người bán lập)

Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng: phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc…

Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì có văn bản cho phép của nhà nước.

Tài khoản sử dụng và sổ sách

*Tài khoản sử dụng:

Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán kế toán sử dụng tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

Tài khoản này được kế toán theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải trả.

Tài khoản 331 có kết cấu như sau:

Bên Nợ:

Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;

Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;

Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam).

Bên Có:

Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;

Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;

Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam).

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán

Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.

Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

*Sổ sách kế toán:

Sổ chi tiết thanh toán với người bán

Sổ tổng hợp thanh toán với người bán

Sổ cái TK 331 – Phải trả người bán