Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận vận tải tại các công ty logistics

Trong bài viết này, tailuanvan.com xin chia sẻ đến bạn nội dung cơ sở lý luận về quy trình giao nhận vận tải tại các công ty logistics.

1. Khái niệm giao nhận vận tải và người giao nhận

Nghiệp vụ giao nhận vận tải

Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối hàng hóa, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất của xã hội.

Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành.

Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ… Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận.

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.

Theo luật Thương mại Việt Nam năm 2005 thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.

Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).

Khái niệm người giao nhận

Trong thương mại quốc tế, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục liên quan khác. Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí.

Theo quy tắc mẫu của FIATA thì “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở”.

Theo điều 233 – Mục 4: Dịch vụ Logistics của Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam thì người giao nhận (thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics) là: “Thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao”.

Người giao nhận có thể đảm đương các vai trò dưới đây:

Môi giới hải quan: Người giao nhận có nhiệm vụ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu. Sau đó họ mở rộng hoạt động dịch vụ ra cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người XK hoặc người NK tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán. Trên cơ sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người XK hoặc người NK để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan.

Đại lý: Người chuyên chở chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, như một đại lý của người gửi hàng. Người giao nhận, nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp đồng uỷ thác và phải chịu trách nhiệm về các việc sau:

Giao hàng không đúng chỉ dẫn

Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn

Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

Chở hàng đến sai nơi quy định

Giao hàng cho người không phải là người nhận

Giao hàng không thu tiền từ người nhận

Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

Những thiệt hại về người và tài sản cho bên thứ ba do chính người chuyên chở gây ra.

Khi làm đại lý giao nhận phải tuân thủ theo: “Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.

Người gom hàng: Trong ngành vận tải hàng hoá bằng container dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải.

Người chuyên chở: Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.

Người giao nhận ở đây phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà họ thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình.

Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của họ như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà họ cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp họ tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp họ phát hành chứng từ vận tải của mình, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở – containerracting carrier).

Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối… thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

Khách hàng đóng gói và ghi, ký mã hiệu không phù hợp

Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

Do chiến tranh, đình công

Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình.

Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO): Trong trường hợp người vận tải cung cấp dịch vụ đi suốt hoặc còn gọi là vận tải trọn gói từ cửa tới cửa “door to door”, thì người giao nhận đã đóng vai trò là người vận chuyển đa phương thức (MTO). MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình vận tải.

Với các vai trò nêu trên, tùy vào yêu cầu cụ thể của hợp đồng và điều kiện tác động khác mà doanh nghiệp giao nhận cung cấp các dịch vụ có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng ở mức cao nhất với chi phí vận hành thấp nhất cho khách hàng là các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hàng hóa quốc tế.

2. Vị trí của người giao nhận trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa

Người giao nhận chiếm vị trí ngày càng quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kết nối người mua (người nhận hàng) và người bán (người gửi hàng) với nhau để quan hệ mua – bán có thể diễn ra một cách trơn tru, liên tục.

Trong xu thế phát triển ngày càng nhanh của vận tải nói chung và vận tải đường biển nói riêng, người giao nhận đường biển – không chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà còn cung cấp các dịch vụ vận tải và đóng vai trò như một người chuyên chở, người gom hàng, người kinh doanh vận tải đường biển, hoạt động tổng hợp mọi khâu trong Logistics.

3. Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp giao nhận cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng mang lại lợi ích lớn hơn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng và với nền kinh tế nói chung.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Dịch vụ giao nhận giúp hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận hàng. Bên cạnh đó hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho các nhà xuất nhập khẩu có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh của họ góp phần giảm giá hàng hóa xuất nhập khẩu. Ngoài ra, giao nhận cũng giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không cần thiết như: Chi phí xây dựng kho cảng, bến bãi nhờ vào việc sử dụng kho cảng, bến bãi của người giao nhận, chi phí đào tạo nhân công.

Đối với nền kinh tế quốc dân: Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp tích cực vào thành tựu tăng trưởng, phát triển kinh tế xã hội. Tỉ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP tăng dần theo từng năm, bổ sung nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế. Ngoài ra giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là ngành nghề dịch vụ thương mại gắn liền và liên quan mật thiết và tác động tới hoạt động ngoại thương và vận tải đối ngoại. Đây là một loại hình dịch vụ thương mại không cần đầu tư nhiều vốn nhưng mang lại một nguồn lợi tương đối chắc chắn và ổn định nếu biết khéo léo tổ chức và điều hành trên cơ sở tận dụng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện có. Trong xu thế quốc tế hóa đời sống hiện nay thì hoạt động giao nhận càng có vai trò quan trọng. Điều này dựa trên đặc điểm nổi bật của thương mại quốc tế là người mua và người bán ở những nước khác nhau. Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng tức là hàng được vận chuyển từ người bán sang người mua. Để cho quá trình vận chuyển đó được bắt đầu, tiếp tục và kết thúc tức hàng hóa tới tay người mua, cần thực hiện một loạt các công việc khác nhau liên quan tới chuyên chở như: đưa hàng ra cảng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng ở dọc đường… tất cả những công việc đó là nghiệp vụ của người giao nhận. Như vậy, nghiệp vụ giao nhận là điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế.

4. Phân loại dịch vụ giao nhận

Hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa là một loại hình của hoạt động Logistics, trong đó hoạt động giao nhận lại bao gồm các loại hình sau:

Theo phương thức vận tải, bao gồm:

Giao nhận bằng đường biển: Sử dụng tàu biển để vận chuyển hàng hóa, là phương thức vận tải phổ biến nhất hiện nay trong thương mại quốc tế.

Giao nhận bằng đường hàng không: Là phương thức giao hàng xuất nhập khẩu sử dụng phương tiện vận tải là máy bay. Thường được sử dụng cho hàng hóa có giá trị lớn, khối lượng nhỏ, thời gian sử dụng ngắn hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt.

Giao nhận bằng đường bộ – đường sắt: Là hình thức sử dụng các phương tiện vận tải trên mặt đất vận chuyển hàng hóa sang biên giới trên đất liền giữa hai quốc gia.

Giao nhận vận tải đa phương thức (MTO): Là phương thức vận tải kết hợp nhiều phương tiện vận tải khác nhau, mục đích là tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.

Giao nhận đường ống: Là phương thức sử dụng phương tiện vận tải là đường ống. Thường được dùng để vận chuyển các hàng hóa là chất lỏng như khí gas, dầu khí…

Theo nghiệp vụ kinh doanh, bao gồm:

Giao nhận thuần túy: Là việc giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến.

Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận hàng hóa bao gồm cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển…

5. Đặc điểm giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài.

Giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường biển là việc phục vụ cho quá trình chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu. Là một bộ phận của giao nhận hàng hóa quốc tế cho nên giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố liên quan bên ngoài như là sự chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của người gửi hàng, phương tiện vận tải quốc tế của người chuyên chở, pháp luật thương mại đặc biệt là luật hàng hải, hải quan của các nước, điều kiện tự nhiên…Cho nên trong quá trình giao nhận hàng hoá bằng đường biển không thể hoàn toàn chủ động được.

Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển có tính thời vụ, chịu ảnh hưởng trực tiếp của thị trường xuất nhập khẩu.

Tính thời vụ là một thuộc tính của dịch vụ giao nhận do nó phục vụ cho quá trình xuất nhập khẩu. Chỉ khi nào hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra mạnh mẽ thì dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế mới có điều kiện phát triển mà hoạt động xuất nhập khẩu lại mang nặng tính thời vụ có thời điểm diễn ra mạnh song có thời điểm hoạt động ít.

Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển phụ thuộc vào cơ sở vật chất kĩ thuật và kinh nghiệm, nghiệp vụ của người kinh doanh giao nhận.

Tiến hành kinh doanh dịch vụ giao nhận thì phải có các phương tiện chuyên chở, các đội tàu, phương tiện quản lý liên lạc, phương tiện lưu giữ hàng hoá để tiến hành kinh doanh các dịch vụ liên quan như: Gom hàng, vận chuyển, bốc xếp, nhận hàng,… Yêu cầu của các dịch vụ đó còn đòi hỏi người kinh doanh dịch vụ giao nhận phải có trình độ, bản lĩnh kinh doanh và kinh nghiệm.

6. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển

6.1. Công ty logistics nhận hàng từ chủ hàng

Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc từ bộ phận chứng từ chuyển qua:

Bộ phận kinh doanh sau khi ký hợp đồng với chủ hàng sẽ chuyển thông tin chủ hàng cho bộ phận chứng từ để tiến hành giao dịch thực hiện công việc.

Sau đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin chủ hàng cho giám sát bộ phận giao nhận để phân công thực hiện lô hàng.

Khi đã có thông tin về chủ hàng, bộ phận giao nhận dưới sự phân công của giám sát bộ phận, sẽ liên lạc trực tiếp với chủ hàng để lấy thông tin về lô hàng, yêu cầu chủ hàng fax bản chứng từ để kiểm tra trước 1 ngày trước ngày xuất hàng. Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập chứng từ kiểm tra lần 2 và chuẩn bị hồ sơ.

Sau khi kiểm tra chứng từ copy của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu người phụ trách chứng từ cùng kiểm tra và lập hồ sơ.

Tiến hành nhận hàng hóa từ chủ hàng:

Ngay lập tức khi nhận được chứng từ hàng xuất, nhân viên giao nhận phải đến gặp chủ hàng để lấy chữ ký của người có thẩm quyền phía chủ hàng để hoàn tất hồ sơ khai báo hải quan. Khi giao nhận chứng từ gốc với chủ hàng phải có “Phiếu giao hàng”, hai bên ký nhận và mỗi bên giữ một bản.

+ Chủ hàng tiến hành giao hàng cho công ty Logistics tại địa điểm đã thoả thuận, thường là tại kho của chủ hàng. Trong khâu này công ty cần kiểm tra các đặc điểm liên quan đến hàng hoá như: số lượng, chất lượng, quy cách, trọng lượng… Và công ty cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc giao nhận hàng hoá cho khách hàng.

6.2. Công ty logistics giao hàng cho tàu

Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng:

Đây là hàng hóa xuất khẩu do công ty Logistics vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của công ty chứ không thông qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng do các công ty Logistics tiến hành.

Đối với hàng phải lưu kho bãi của cảng:

Đối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: công ty Logistics giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó tiến hành giao hàng cho tàu.

Giao hàng xuất khẩu cho cảng: bao gồm các công việc

Công ty Logistics ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hóa với cảng.

Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao cho cảng các giấy tờ: danh mục hàng hóa xuất khẩu (cargo list); thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp (shipping order) nếu cần; chỉ dẫn xếp hàng (shipping note).

Giao hàng vào kho bãi, cảng.

Trước khi giao hàng cho tàu, công ty Logistics phải: làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu (thủ tục hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm); báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA); giao cho cảng sơ đồ xếp hàng.

Tổ chức xếp và giao hàng: tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng; tiến hành bốc và giao hàng cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan; khi giao nhận xong phải lấy biên lai thuyền phó (Maters Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L).

Lập bộ chứng từ thanh toán. Thông báo cho người mua (người nhận hàng) về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần). Thanh toán chi phí cần thiết cho cảng: chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho…

Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container:

Nếu gửi hàng nguyên (FCL):

Công ty Logistics điền vào chứng từ vận chuyển và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục xuất khẩu (cargo list). Sau khi đăng ký danh mục vận chuyển, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để công ty Logistics mượn.

Đại diện của hải quan kiểm dịch, kiểm nghiệm, giám định kiểm tra và giám sát quá trình đóng hàng vào container, sau đó nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container.

Công ty Logistics vận chuyển và giao container cho tàu tại nơi quy định và lấy biên lai nhận container. Sau khi container đã xếp lên tàu thì lấy vận đơn (B/L).

Nếu gửi hàng lẻ (LCL):

Công ty Logistics gửi vận đơn (B/L) cho hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu và thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.

Công ty Logistics mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì, công ty Logistics hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn.

7. Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

7.1. Nhân tố khách hàng

Việc khách hàng vận chuyển mặt hàng nào, khối lượng bao nhiêu, địa điểm ở đâu, thời hạn giao nhận hàng trong hợp đồng… tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình giao nhận của doanh nghiệp. Đối với dịch vụ giao nhận thì khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển khách hàng nhận thấy vai trò đại lý môi giới của người giao nhận trở nên hạn chế rất nhiều, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình chuyên chở. Khách hàng mong muốn có người thu xếp toàn bộ quá trình chuyên chở cũng như dịch vụ khác có liên quan như gom hàng và mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải…hoàn toàn chịu trách nhiệm trong quá trình chuyên chở đó để khách hàng tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra. Do vậy mà người giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng, phải phát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt, nhiều hướng.

7.2. Các nhân tố nội tại doanh nghiệp

Trình độ đội ngũ nhân viên

Trình độ đội ngũ công nhân viên tác động rất lớn đến kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận. Đó là vì hoạt động kinh doanh này đòi hỏi các cán bộ phải có trình độ cao về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, am hiểu luật pháp, có kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén trong công việc. Khách hàng chỉ uỷ thác giao nhận toàn quyền cho công ty khi họ thấy sự tin tưởng vào hoạt động của công ty.

Cơ chế quản lý

Với cơ chế quản lý cồng kềnh như hiện nay gây rất nhiều khó khăn cho hoạt động giao nhận. Thời gian kể từ khi trình lên cấp trên chờ phê duyệt hoặc từ cấp trên gửi xuống khá dài do phải thông qua nhiều tầng nấc… Chính vì vậy đã không ít lần bỏ lỡ cơ hội kinh doanh; thông tin liên lạc thì thiếu độ chính xác, làm sai lệch hướng nhận định dẫn tới việc giải quyết sai.

Nguồn vốn

Ngoài việc sử dụng đồng vốn để nâng cấp trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho đơn vị kinh doanh, dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế còn phải dùng trong quá trình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền thuê tàu, tiền làm thủ tục hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu… nên nếu không có vốn hoặc vốn yếu sẽ gây rất nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh.

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế đòi hỏi người kinh doanh phải có một khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng, đó là hệ thống kho bãi chứa hàng, số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị, phương tiện thông tin liên lạc hiện đại để liên lạc như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, các phương tiện viễn thông quốc tế, các phương tiện dùng trong quản lý hiện trường… Chỉ khi có đủ điều kiện về phương tiện giao nhận vận tải, các thiết bị thông tin hiện đại… mới có thể cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ như hiện nay.

7.3. Các nhân tố về điều kiện hạ tầng dịch vụ

Cơ sở hạ tầng cũng là một nhân tố ảnh hưởng tới dịch vụ giao nhận. Ví dụ với cơ sở hạ tầng cũ nát chắp vá, địa hình hiểm trở của nước ta hiện nay gây ra không ít khó khăn trong quá trình vận chuyển. Hệ thống giao thông đường bộ chật hẹp, chưa được nâng cấp hoàn chỉnh, còn nhiều đoạn đường xấu khó đi, nhiều cầu có tải trọng nhỏ không chịu được sức nặng của nhiều lô hàng siêu trọng và nhiều đường sắt không phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế nên làm cho hàng hoá dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển và thời gian kéo dài. Sở dĩ như vậy là vì để chở qua được cầu nhỏ buộc phải xé nhỏ lô hàng hoặc phải chuyển tải khi qua địa phận khác. Trong quá trình chuyển tải, xé lẻ hàng hoá dễ bị đổ vỡ, bị xước và khi đó tất nhiên là thời gian sẽ bị kéo dài. Nếu thời gian kéo dài quá hạn giao hàng cũng như hàng hoá bị hư hỏng, người vận chuyển sẽ bị phạt bồi thường và dẫn đến chi phí vận chuyển tăng, khi đó việc kinh doanh sẽ không có lãi thậm chí là lỗ. Vì vậy nếu cơ sở hạ tầng được đảm bảo, nâng cấp thường xuyên sẽ góp phần nâng hiệu quả dịch vụ giao nhận.